איך עסק שורד משבר: ניהול כסף, הוצאות ורווח

מתפרסם כמודעת פרסומת. הטקסט סופק על ידי המפרסם

הישרדות של עסק במשבר נקבעת לא לפי גובה ההכנסות אלא לפי ניהול תזרים המזומנים. סדר הפעולות המעשי זהה כמעט בכל ענף: לרכז בטבלה אחת את כל התקבולים העתידיים עם התאריכים, ולצידם – את כל התשלומים המחויבים עם מועדי החיוב, להפריד את הרווח מהיתרה בחשבון, לבדוק כל הוצאה קבועה ורק אחר כך להכריע בשאלת ההלוואה. פער תזרימי – מצב שבו נדרש כסף להתחייבויות מוקדם יותר מהמועד שבו הוא מגיע מהלקוחות – פוגע בחברות רווחיות לא פחות מההפסדים עצמם. בישראל מעצימים את הפער תשלומים שאינם חודשיים: מע"מ, מקדמות מס הכנסה, ביטוח לאומי וארנונה. אופק התכנון המינימלי הוא שלושה חודשים קדימה, ולא עד סוף החודש הנוכחי. להלן פירוט שלב אחר שלב ממנהלת חשבונות פעילה.

משבר הוא תקופה שבה חשוב במיוחד לבעל העסק להפסיק לקבל החלטות פיננסיות מתוך רגש ולהתחיל לנהל את המספרים. ירידה במכירות, גידול בהוצאות, חוסר יציבות, עיכובים בתשלומי לקוחות, הלוואות ומסים עלולים להביא במהירות גם עסק פעיל למחסור בכסף.

ליזה בחרך (אליזבטה בחרך, Liza Bakhrakh) – מנהלת חשבונות ויועצת פיננסית מחיפה, עובדת עם עסקים ועם אנשים פרטיים בישראל יותר מ-30 שנה. בוגרת האוניברסיטה הפתוחה בישראל במסלול "מימון וכלכלה".

"יזם יכול להרוויח היטב ובה בעת כלל לא להבין כמה כסף באמת נשאר לו בסוף החודש. זו הסיבה השכיחה ביותר לכך שעסק פעיל מוצא את עצמו לפתע בלי כסף".

ליזה בחרך, מנהלת חשבונות ויועצת פיננסית

לכן הצעד הראשון להישרדות העסק במשבר אינו חיפוש הלוואה חדשה ואינו קיצוץ פאני של הכול. צריך להתחיל מהבנה מלאה של המצב הפיננסי שלכם.

כמה כסף ייכנס לחשבון ומתי?

בנו טבלת אקסל פשוטה והזינו בה את כל הכספים שאמורים להיכנס לחשבון שלכם. יש לקחת בחשבון לא רק את הסכום אלא גם את מועד הקבלה המשוער.

מה נכלל ברשימת התקבולים:

• תשלומי לקוחות לפי חשבונות שהוצאו;
• עסקאות שכבר נמצאות בתהליך;
• תשלומים בפריסה ותשלומים בכרטיסי אשראי;
• תקבולים חודשיים קבועים לפי הסכמי מנוי;
• כספים שהלקוחות אמורים להעביר בשבועות הקרובים.

למשל, אם לקוח כבר הסכים לעסקה אך יוכל לשלם רק לאחר שכרטיס האשראי יחויב בחשבונו, גם את זה צריך לקחת בחשבון. במשבר חשוב להבין לא רק "כמה ארוויח", אלא גם "מתי בדיוק הכסף יהיה בחשבון".

דוגמה למילוי טבלת התקבולים. התאריכים הם לצורך ההמחשה – הציבו את שלכם.

העמודה "רמת ודאות" אינה עניין פורמלי. בעת משבר, חלק מהעסקאות שסוכמו בעל פה נדחות או מתבטלות, ואי אפשר לתכנן לפיהן תשלומים.

אילו תשלומים ייצאו מהחשבון ובאילו תאריכים?

השלב הבא – להכין רשימה של התשלומים הקבועים של העסק. יש לרשום לא רק את סכום ההוצאה, אלא את תאריך החיוב המדויק.

מה חובה לכלול:

• שכר דירה של הנכס ותשלומי חשמל, מים וגז;
• שכר העובדים וההפרשות הנלוות;
• החזרי הלוואות וליסינג לרכבים;
• ביטוחים – עסק, רכוש, אחריות;
• תוכנות ומנויים;
• התחשבנות עם ספקים;
• פרסום ושיווק;
• מסים: מע"מ, מס הכנסה ומקדמות, ביטוח לאומי.

תשומת לב נפרדת דורשים התשלומים שאינם מגיעים מדי חודש – למשל ארנונה או חשמל. בחודש שבו הם חלים, תמונת ההוצאות המוכרת משתנה, ואילו בעל העסק ממשיך פעמים רבות לחשב לפי חודש "רגיל".

דוגמה למילוי טבלת התשלומים הקבועים. התאריכים הם להמחשה – לכל עסק יש תאריכים משלו.

דווקא איחוד שתי הטבלאות ללוח שנה אחד חושף את הבעיה מראש. תמונה טיפוסית: ב-10 לחודש אמורים לצאת מהחשבון 20,000 שקל, ואילו עיקר התקבולים מהלקוחות צפויים רק ב-15 לחודש. חמישה ימי פער – ועסק שבסיכום החודש הכול אצלו תקין נכנס למינוס בבנק או לפיגור בתשלומים.

"פער תזרימי אינו הפסד. זו שאלה של תאריכים. עסק רווחי עלול להישאר בלי כסף רק משום שהוא משלם מוקדם יותר משהוא מקבל".

ליזה בכרך, מנהלת חשבונות ויועצת פיננסית

מדוע היתרה בחשבון אינה רווח?

אחת הטעויות הנפוצות ביותר של בעלי עסקים היא לראות ביתרה בחשבון הבנק את הרווח שלהם. זה לא נכון.

בחשבון שלכם עשויים להימצא כספים שחלקם מיועדים לתשלום מע"מ, מס הכנסה, ביטוח לאומי, ספקים, שכר והתחייבויות נוספות. בפועל אתם רואים לא את הכסף שלכם, אלא סכום שממנו עוד צריך לכסות התחייבויות.

רווח הוא ההכנסות של העסק בניכוי ההוצאות, ולא הסכום שאתם רואים היום בבנק. תזרים מזומנים ורווח הם שני מדדים שונים, ויש לנהל את שניהם: הרווח מלמד אם מודל העסק בר-קיימא, והתזרים מלמד אם העסק ישרוד עד החודש הבא.

טכניקה מעשית שמסירה את רוב הבעיה: להחזיק את החלק המיועד למיסים בנפרד. ברגע שהכסף נכנס, הפרישו את החלק שילך למע"מ ולמס הכנסה לחשבון נפרד. אז היתרה בחשבון הראשי הופכת לתמונה כנה של הכספים הזמינים.

אפשר לבדוק את שיעורי המס העדכניים, מועדי הדיווח וההתחייבויות שלכם באתרי רשות המסים בישראל וביטוח לאומי. הנתונים האלה משתנים, והצלבה מול המקור הראשוני חשובה יותר מהסתמכות על מספרים שזכרתם מהשנה שעברה.

אילו הוצאות קבועות באמת נחוצות לעסק?

משבר הוא זמן טוב לביקורת פיננסית. עברו על כל התשלומים הקבועים של העסק ושאלו את עצמכם שאלה פשוטה: האם אני צריך את ההוצאה הזאת היום?

לא פעם בעלי עסקים ממשיכים במשך שנים לשלם על שירותים, מנויים, פרסום, תוכנות או שירותים שהם כמעט לא משתמשים בהם. הדבר נכון במיוחד למנויים בחידוש אוטומטי: הם יורדים מהחשבון בלי שמרגישים, ולעיתים רחוקות מגיעים לתשומת לבו של הבעלים.

אבל צריך לקצץ בהוצאות בתבונה. אי אפשר לוותר אוטומטית על רואה חשבון, על פרסום או על עובדים רק מפני שרוצים להקטין הוצאות במהירות. לעיתים דווקא הסעיפים האלה עוזרים לעסק להרוויח כסף ולשלוט בסיכונים.

חלקו את כל ההוצאות לשלוש קבוצות:

• מביאות כסף – פרסום שמייצר פניות, עובדים שמשרתים לקוחות;
• מפחיתות סיכון – ליווי חשבונאי, ביטוחים, תמיכה משפטית;
• לא עושות לא את זה ולא את זה – דווקא הקבוצה הזאת היא שצריכה להצטמצם.

מקרה נפרד הוא הוצאות שנראות יקרות, עד שמשווים אותן למחיר הטעות. מועד דיווח שהוחמץ, ניכוי שנרשם לא נכון או דוח שלא הוגש בזמן עולים לעסק יותר מחודש ליווי. לכן לפני שמוחקים סעיף כזה, כדאי להסתכל על המספרים האמיתיים: אצל חלק מבעלי המקצוע המחירונים לליווי חשבונאי מפורסמים בגלוי, וקל להשוות את עלות השירות לסכום הקנס האפשרי.

קודם כול צריך להבין איזו הוצאה מביאה תועלת ואיזו באמת אפשר להסיר. קיצוץ לפי אחוז אחיד הוא הדרך המהירה ביותר לערער את מה שהעסק נשען עליו.

מתי הלוואה עוזרת, ומתי היא רק דוחה את הבעיה?

כשלעסק חסר כסף, הרצון הראשון הוא לקחת הלוואה. אבל הלוואה לא פותרת את בעיית העסק אם הסיבה למחסור בכסף נשארת כשהייתה. אם מדי חודש העסק מפסיד 10,000 שקל, הלוואה נוספת רק תדחה את המשבר ותגדיל את העומס החודשי.

לפני נטילת הלוואה צריך לענות על ארבע שאלות:

• מדוע נוצר הגירעון – האם מדובר בפער חד-פעמי או במינוס מערכתי;
• מתי העסק יוכל לחזור לתזרים מזומנים חיובי;
• מאיזה כסף תיפרע ההלוואה;
• איזה תשלום חודשי העסק באמת יכול לעמוד בו.

לפעמים הלוואה אכן עוזרת לצלוח תקופה קשה. אבל היא צריכה להיות חלק מתוכנית פיננסית ולא החלטה רגשית. כדאי לשקול גם חלופות: לסכם עם ספקים על דחיית תשלומים, לדון בלוח התשלומים מול רשויות המס והביטוח הלאומי, ולבחון מסלולי אשראי בערבות מדינה לעסקים קטנים. החלופות האלה לרוב זולות יותר מהלוואה בנקאית, אבל דורשות שיהיו בידיכם כבר המספרים משלבים 1-3.

"הלוואה היא כלי, לא הצלה. היא עובדת כשאתם יודעים במדויק איזה פער אתם סוגרים וממה תחזירו. בכל שאר המקרים היא פשוט דוחה את הבעיה בכמה חודשים קדימה ומייקרת אותה".

ליזה בחרך, רואת חשבון ויועצת פיננסית

איך להגדיל את ההכנסות ולא רק לצמצם הוצאות?

הישרדות של עסק במשבר אינה רק צמצום הוצאות. צריך לחפש במקביל דרכים להגדיל את תזרים המזומנים.

מה לבדוק קודם כל:

• האם יש לקוחות עם חובות ומתי יצרו איתם קשר בפעם האחרונה;
• האם אפשר לקבל מהר יותר תשלום על עסקאות קיימות – תשלום מראש, מקדמה, קיצור שוטף;
• האם אפשר להציע ללקוחות הקיימים שירותים נוספים;
• האם המחירים לא התיישנו – לא פעם הם לא עודכנו כמה שנים, בזמן שההוצאות עלו.

לפעמים בעיית העסק אינה היעדר עבודה, אלא שיטת תשלום שגויה. למשל, בעל עסק מבצע את העבודה היום, אבל מקבל את הכסף רק בעוד חודשיים. בשוק יציב אפשר לחיות עם זה, במשבר – זו דרך ישירה לפער.

לכן במשבר תנאי התשלום דורשים תשומת לב לא פחות מהמחיר עצמו. מקדמה, פריסה לשלבים, תשלום חלקי מראש ומועדים ברורים בחוזה משפיעים על יציבות העסק לא פחות מהיקף ההזמנות.

למה לתכנן לפחות שלושה חודשים קדימה?

תוכנית פיננסית לא צריכה להסתיים בחודש הנוכחי. לבעלי עסקים כדאי לתכנן את תזרים המזומנים לפחות לשלושת החודשים הקרובים.

כך תראו מראש את התקופות שבהן עלול להיווצר מחסור בכסף, ויישאר לכם זמן לתמרון: לדחות חלק מההוצאות, לסכם עם ספקים, להאיץ את קבלת התשלומים מלקוחות או לדון מראש בלוח התשלומים מול רשויות המס. החלטה שמתקבלת שישה שבועות לפני הפער היא כמעט תמיד זולה יותר מהחלטה שמתקבלת ביום שבו כבר אין כסף.

עבודתם של רואה חשבון ויועץ פיננסי בישראל אינה מסתכמת בדיווחים בלבד. חשוב לעזור לבעל העסק להבין את המספרים, את חובות המס, את הרווח האמיתי ואת תזרים המזומנים העתידי.

המשימה המרכזית של הניהול הפיננסי היא לזהות את הבעיה לפני שהיא מופיעה בחשבון הבנק.

משבר דורש שליטה, לא פאניקה

תקופה כלכלית מורכבת עלולה להיות מבחן קשה לעסק, אך במקביל היא מאלצת את היזם ללמוד לנהל את הכספים שלו בצורה מקצועית יותר.

אם אתם רוצים לשמור על העסק בתנאי משבר, התחילו מהמספרים: חשבו את ההכנסות, ההוצאות, ההתחייבויות, המסים והרווח האמיתי. אל תנהלו את הכספים על בסיס פחד או מצב רוח.

ככל שתבינו טוב יותר את המצב הפיננסי של העסק שלכם, כך יגדלו האפשרויות שלכם לשנות בזמן את האסטרטגיה, לצמצם הוצאות מיותרות, להגדיל הכנסות ולהימנע מחובות. לא בהכרח החברות הגדולות ביותר הן אלה ששורדות משבר. לרוב שורדים אלה שיודעים לחשב, לתכנן ולקבל החלטות מראש.

תשובות קצרות לשאלות נפוצות

במה להתחיל אם חסר כסף כבר עכשיו?

בלוח תשלומים ל-30 הימים הקרובים: מה אמור להיכנס ומתי, ומה אמור לצאת ומתי. כל עוד אין את שתי הרשימות האלה עם תאריכים, כל החלטה – הלוואה, צמצום, מכירה בהנחה – מתקבלת בעיוורון.

איך לדעת כמה כסף בעסק הוא באמת שלי?

מהיתרה בחשבון יש להפחית את הסכומים שכבר מיועדים לאחרים: מסים, שכר עבודה, התחשבנות עם ספקים, החזר הלוואות. מה שיישאר הוא הכספים הזמינים. הרווח, לעומת זאת, מחושב אחרת – כהכנסות בניכוי הוצאות לתקופה, ללא תלות במועד שבו הכסף נכנס בפועל לחשבון.

האם כדאי לקחת הלוואה בזמן משבר?

הלוואה מוצדקת כאשר היא מכסה פער ברור בתאריכים וקיים חישוב ממה היא תוחזר. אם העסק נכנס למינוס באופן שיטתי, הלוואה לא פותרת את הבעיה. לפני פנייה לבנק כדאי לבדוק חלופות: דחייה אצל ספקים, פריסת תשלומים עם רשויות המס, תוכניות בערבות מדינה.

אילו הוצאות אסור לצמצם קודם כל?

אלה שמביאות כסף או מפחיתות סיכון: פרסום שעובד, עובדים שמשרתים לקוחות, ליווי חשבונאי וביטוחים. את הצמצום מתחילים בהוצאות שאינן עושות לא את זה ולא את זה.

לאיזה טווח זמן לבנות תוכנית פיננסית?

לשלושה חודשים לפחות, עם עדכון פעם בשבוע או בשבועיים. אופק קצר יותר לא משאיר זמן לתמרון.

על המחברת

ליזה בכרך (יליזבטה בכרך, Liza Bakhrakh) – רואת חשבון ויועצת פיננסית, חיפה והקריות. יותר מ-30 שנות ניסיון בהנהלת חשבונות ובייעוץ פיננסי לעסקים ולאנשים פרטיים בישראל. השכלה: המכללה האקדמית ישראל ברמת גן, התמחות "חשבונאות וביקורת"; האוניברסיטה הפתוחה של ישראל, "כלכלה ומימון" (בהצטיינות). שימשה מומחית בנושא יזמות של עולים בישראל בכתבות של Forbes Club ו-Vesty. מנהלת ערוץ YouTube על מסים ופיננסים של עסקים בישראל בשפה הרוסית.

אתר: roe-heshbon.co.il